Het einde van de maand komt eraan en daarmee ook een deadline die elke ondernemer met btw-plicht kent: de kwartaalaangifte. Uiterlijk 31 oktober 2026 moet je btw-aangifte over het derde kwartaal (juli, augustus en september) bij de Belastingdienst binnen zijn, en moet het bedrag op hun rekening staan. In dit artikel lees je wat je moet doen, wat er gebeurt als je niets doet en waar je verder aan moet denken.
📅 Even goed opletten: de aangifte die nu, in oktober, moet, gaat over het derde kwartaal (Q3). De aangifte over het tweede kwartaal (april t/m juni) moest al vóór 31 juli binnen zijn. Ben je die vergeten? Doe hem dan zo snel mogelijk, samen met Q3.
🗓️ Hoe werken de btw-deadlines?
De meeste ondernemers doen per kwartaal aangifte. De regel is simpel: aangifte en betaling moeten binnen zijn uiterlijk de laatste dag van de maand na het kwartaal.
| Kwartaal | Periode | Deadline |
|---|---|---|
| Q1 | januari – maart | 30 april |
| Q2 | april – juni | 31 juli |
| Q3 | juli – september | 31 oktober |
| Q4 | oktober – december | 31 januari |
Let op: het gaat om de datum waarop het geld is bijgeschreven bij de Belastingdienst, niet de datum waarop je het overmaakt. Betaal dus een paar werkdagen eerder.
✅ Wat moet je doen? Stap voor stap
- Verzamel al je facturen. Alle verkoopfacturen en inkoopfacturen/bonnetjes van juli t/m september.
- Controleer je verkopen. Zijn alle facturen verstuurd en goed geboekt? Let op het juiste tarief (21%, 9% of 0%) en op diensten aan het buitenland (verlegde btw).
- Controleer je inkopen. Btw op zakelijke kosten mag je aftrekken als voorbelasting. Zorg dat elke factuur op naam van je bedrijf staat.
- Reken uit wat je moet betalen. Btw over omzet min voorbelasting = te betalen (of terug te ontvangen) bedrag.
- Doe aangifte via Mijn Belastingdienst Zakelijk of via je boekhoudsoftware.
- Betaal op tijd met het juiste betalingskenmerk.
- Bewaar alles. Je administratie moet je 7 jaar bewaren.
💡 Niets verkocht dit kwartaal? Ook dan moet je aangifte doen: een zogenaamde nihilaangifte. Geen aangifte betekent ook bij €0 gewoon te laat.
⚠️ Wat gebeurt er als je niets doet?
Een gemiste deadline lijkt onschuldig, maar kan snel geld en gedoe kosten:
- Boete voor te late aangifte (aangifteverzuim). Doe je te laat of geen aangifte, dan kan de Belastingdienst een verzuimboete opleggen.
- Boete voor te late betaling (betaalverzuim). Staat het geld er niet op tijd, dan volgt een boete die afhangt van het te laat betaalde bedrag.
- Naheffingsaanslag en belastingrente. Doe je helemaal geen aangifte, dan schat de Belastingdienst wat je moet betalen. Die schatting valt zelden gunstig uit, en er komt rente bij.
- Meer controle. Wie vaker te laat is, valt sneller op en kan een boekenonderzoek verwachten.
- Teruggave loopt vertraging op. Krijg je juist geld terug? Dan wacht je langer op je geld.
De exacte boetebedragen veranderen regelmatig. Kijk voor actuele bedragen op de website van de Belastingdienst.
🚨 Te laat? Doe dan alsnog zo snel mogelijk aangifte en betaal direct. Hoe sneller je het rechtzet, hoe kleiner de schade. Heb je een fout gemaakt in een eerdere aangifte? Dan kun je die corrigeren met een suppletie.
🧠 Waar moet je aan denken?
- Privé en zakelijk gescheiden. Alleen btw op zakelijke kosten is aftrekbaar.
- Buitenlandse klanten en leveranciers. Diensten aan EU-bedrijven? Dan verleg je de btw en doe je mogelijk ook een opgaaf ICP. Software-abonnementen uit het buitenland kunnen verlegde btw opleveren die je zelf moet aangeven.
- Kleineondernemersregeling (KOR). Heb je een jaaromzet onder €20.000? Dan kun je ervoor kiezen geen btw te rekenen en geen aangifte meer te doen. Wel heb je dan geen recht op aftrek van voorbelasting.
- Onbetaalde facturen. Btw is in principe verschuldigd op basis van de factuurdatum, ook als je klant nog niet heeft betaald. Blijft betaling definitief uit, dan kun je de btw later terugvragen.
- Leg geld apart. De btw die je ontvangt is niet van jou. Zet hem direct op een aparte spaarrekening, dan kom je nooit voor verrassingen te staan.
- Zet een herinnering. Plan elk kwartaal een vast moment, bijvoorbeeld de tweede week na het kwartaal.
📋 Checklist voor 31 oktober
- ☐ Alle verkoopfacturen Q3 verstuurd en geboekt
- ☐ Alle inkoopfacturen en bonnetjes verzameld
- ☐ Btw-tarieven en verlegde btw gecontroleerd
- ☐ Aangifte ingediend
- ☐ Bedrag op tijd betaald (een paar werkdagen marge)
- ☐ Q2 gecontroleerd: is die ook gedaan?
- ☐ Herinnering gezet voor de Q4-aangifte (31 januari)
🤝 Wat heeft dit met een CRM te maken?
Een goede btw-aangifte begint bij overzicht. Wie zijn klanten, offertes en facturen op één plek bijhoudt, hoeft aan het eind van het kwartaal niet te zoeken. Met een eenvoudig CRM zie je in één oogopslag welke opdrachten zijn gefactureerd en welke betalingen nog openstaan. Zo wordt de kwartaalaangifte een klusje van een uur in plaats van een avond stress.
Dit artikel is algemene informatie en geen persoonlijk belastingadvies. Twijfel je? Vraag het je boekhouder of kijk op belastingdienst.nl.
